海南最大的會議公司哪家好

海南海口會議會展服務有限公司成立于2006年，下設客戶部，市場運作部，設計部，舞美部，旅游部，拓展部等專業部門，并在上海，北京，廣州，昆明等設有代表處。服務范圍覆蓋：會議服務，培訓，酒店預訂，票務服務，慶典策劃，機場接送，觀光考察，禮儀服務，商業設備租賃等。公司是國內數家世界500強企業的中國南方地區會議服務指定供應商。

會展策劃：為您提供一系列會議及展覽的組織、策劃、布置、背景板制作、燈光音響、電視屏幕墻、攝影攝像、多媒體連接、同聲翻譯、展覽設計、展臺制作搭建、衍架搭建、制作工廠、展具租賃等服務，同時對實施現場進行管理監督，跟蹤整個服務過程。我們策劃的項目涉及各大、中、小型企業、機構、社會團體的會議、簽約、儀式慶典、年會、培訓會、高峰會、酒會、各種學術交流會、房地產博覽會、汽車銷售展覽展示會、特色文化展等。

海南最專業會議會展服務有限公司

海口會展公司及聯系方式 電話：1320897 8538（陳經理）

海南三亞國際酒店會議接待經理：156 07561298（會議秘書萌萌）

為什么海南會成為您的選擇！
　　 1、政治經濟意義：海南是中國最大的經濟特區，是中國改革開放較早的地區和受益者。近幾年的旅游業和冬季瓜菜內銷農業發展非常迅速而且有效， 國內經濟的發展和假日經濟拉動也十分明顯，處處充滿蒸騰的島嶼發展朝氣和第三產業的活力。與會代表在這既可學習參觀，考察借鑒、也可直觀的體會一種日趨國際化和國內著名旅游目的地的海南開拓模式。
　　 2、優越的地理位置：海南地處祖國最南端，氣候溫和、四季如春，97年渡假休閑游重點在海南是最好的證明。每年的年底和789三個月是對一年來工作進行總結的最佳會議時間，與會代表來到海南可充分享受海南碧藍的海水，怡人的氣候，同時又可讓身心得到放松，為來年的企業發展秣兵歷馬，養精蓄銳。
　　 3、有組織的接待能力：海南建省十年來，會議接待能力和旅游組織能力不論從硬件到軟件都有了較大的改善，尤其是瓊海博鰲亞洲論壇的召開使全世界的目光都矚目于海南，海南成為國內會議的首選目的地之一。海南最專業的旅游會務接待機構－海南森源會議策劃有限公司與海南旅游在線服務有限公司誠摯歡迎您的到來。
　　 4、獨特的吸引力：海南因獨特的地理位置而具有神秘的吸引力，建省以來更是聲譽日益提高，海南本身也在不斷地加強自身的建設，各方面的發展都取得了長足的進步，對于吸引更多的客戶前來參觀訂貨，開拓市場起了積極的作用。

　　舉辦一次成功的會議，有很多因素要考慮，其中環境因素（尋找合適的會議場地）尤為重要。
　　由亞洲各國前政要，工商界領導人，著名企業家，專家學者和其它知名人士參加的對話場所《亞洲論壇》，以海南博鰲名，并將博鰲作為永久性會址。由此，提升了海南會議的檔次，海南辦國際性會議的條件成熟。
　　海南高星級酒店不但有寬敞的會議室，還有幾種語言的同聲翻譯系統，除《亞洲論壇》外，已舉辦過很多國際會議，國內很多高檔次會議都選在海南召開，與會代表對海南的會議環境贊不絕口。

我方會議接待流程主要內容如下：
一：會議資料準備
1：會議資料由貴公司提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據參會
人數刷。
2：會議資料（主辦單位提供）
3：領導發言稿（主辦單位提供）
4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。
5：項目執行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌高計稿
8：歡迎布標、會議室布標
9：會議禮品（按參會人數準備）
10：會議代表證
11：會議用餐券

二：設備及設施準備
1：投影儀、多媒體電腦一臺
2：廣告牌按設計稿制作好，根據要求準備
3：會議室一間（根據入會人數)
4：車輛準備
5：麥克風3只
6：訂制領導座次牌（名單由主辦單位提供）
7：會議形式：座談及課桌形式
8：照相機一臺
9：攝影機一臺、由專業人員操作

三：會前準備工作程序
1：根據會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標、
廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按
部落實到位。
2：據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房
間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水
果種類及特殊安全保衛工作。
3：提前兩天檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及
服務到位情況。
4：提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、
商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝
影、攝像設備，人員的準備。
5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全
隱患的發生。
6：成立生活服務組，避免個別代表發生高原反應，聯系就診。
7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。

四：會議其它費用開支預算
1：代表證：2元/張
2：廣告牌：萬通板，1米X2米板17元/塊；會議室主席臺背景1.9米X5.7米，需
用萬通板6板；徽標、刻字按字數、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元
3：展板：根據你方要求，由我方代辦，費用按時結算。
4：臨時用車：別克商務車（900元/天），現在瑞風商務車（700元/天），桑塔
那（450元/天），11座金杯車（500元/天）
5：宴會標準（由貴公司訂標準）
6：水果
7：紀念品
8：資料打印、復印
9：照相、攝像
10：其它

五：會場布置
1：布標
2：按會議規定的擺防形式及要求布置好會場
3：設立會務人員發放會議用品及文件
4：確定會場攝影點和時間

六：人員安排
1：根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考
察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）
2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務
3：攝影組：根據會議需求安排攝影人員
4：車輛小組：根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小
組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動
的車輛。
5：旅游接待小組：根據參加考察人數安排每車一位優秀導游，負責代表的服務
6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表
會議期間的生活服務

七：發票的開據
在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要，開據的正式發
票及酒店的住宿發票。

八：會議接站
1：會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門
出站口，一塊設在提取行李出口處。火車站設一塊醒目接站牌。
2：人員及車輛安排
1）：人員：機場設1-2人、（領導、專家除外）
2）：接站車輛：根據會務組要求派車
3）：領導、專家由會務組統一安排，根據航班、車次，派專人專車接送，需要
送花、護照的提前安排，保證準確安全接待。

九：會議報到
1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”
2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。
3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。
4：根據會務組要求傳達通知、指示，準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券
5：代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存
6：當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發給代表
7）：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

十：會議期間
1：要求酒店落實叫早服務
2：準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議正常進行
3：會議室布置情況落實
4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記
5：及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋
6：與酒店公司財務人員協調好票據的開取
7：準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程

十一：會議考察
1、代表的安全問題
1）、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。
2）、考察的整個行程中，我方派人員全程陪同、確保考察順利進行。
3）、要求每個環節的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。
4）、我中心承諾確保代表返程機、車票，并根據返程時間及方向分批送行，取保順利返程

十二：會議結束工作
1：會議結算
1）：我方向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤
2）：向會務組提供所需發票
3）：返還會務組附加的會議利潤
4）：我方本著多年的辦公經驗，為會務組在各項費用開支中，爭取最大的利益
2：會議返程
1）：我方根據代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程
2）：我方可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送麗江特色精美禮品
3）：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務組反饋

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